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PHNX steigert Umsatz und Belegung dank innovativer Hoteltechnologie

Christina Quintanilla November 18, 2021

Es ist ein ganz besonderes Haus mitten in einer der schönsten Städte Europas: Das PHNX ist in einer markanten ehemaligen Fabrik in Hamburg untergebracht und bietet hippes Co-Living für Studenten, Geschäftsleute und Städtetouristen. Die 225 Wohneinheiten sind zu 98% ausgebucht, aber das war nicht immer so. Lesen Sie die Erfolgsgeschichte, wie das PHNX-Team die Auslastung steigern, ein veraltetes PMS ablösen und eine digitale Guest Journey einführen konnte. 

 

Über das PHNX 

Obwohl das PHNX in einem geschichtsträchtigen Gebäude betrieben wird, hebt sich das Konzept von der traditionellen Hotellerie ab. Im PHNX erleben die Gäste modernes Co-Living in Kombination mit der neuesten und besten Hoteltechnologie. “Wir sind kein traditionelles Hotel und wollen unseren Gästen völlige Flexibilität und Freiheit bieten, wenn es um die Dauer ihres Aufenthaltes, um ihre individuelle Reise und ihre persönliche Nutzung unserer Co-Living-Einrichtungen geht”, sagt Sophia Merlin, Financial Controller im PHNX. 

Als das PHNX-Team im Juli 2020 seine Arbeit aufnahm, musste es noch ein Legacy PMS nutzen. “Die Arbeit mit dem veralteten System war ein Alptraum. Alles musste manuell erfolgen und dauerte ewig. Unsere Auslastung war gering und unsere Prozesse zu langsam. Wir wussten damals schon, dass wir auf eine cloudbasierte Lösung umsteigen mussten”, berichtet Philip C. Sauer, Geschäftsführer des PHNX. 

PHNX Hamburg

PHNX co-living in Hamburg

 

Große Herausforderungen: Niedrige Auslastung und Gästezufriedenheit 

Unter Hoteliers ist seit Langem bekannt, dass die Arbeit mit einem Legacy PMS eine Reihe an großen Herausforderungen mit sich bringt. Auch das PHNX-Team weiß ein Lied davon zu singen. “Da nichts automatisiert war, war allein eine einzige Aufgabe zu erledigen enorm schwierig und wir verschwendeten viel Zeit. Früher hatten wir Warteschlangen beim Check-in und Warteschlangen bei Gästeanfragen am Telefon. Dies wirkte sich negativ auf die Gästezufriedenheit und den Arbeitsalltag im Team aus”, erinnert sich Sophia. 

Das PHNX-Team erlebte mit dem Legacy PMS etliche Rückschläge: 

  • Der Tagesabschluss konnte nicht automatisch erfolgen 
  • Lange Wartezeiten für Gäste am Telefon und beim Check-in 
  • Sinkende Gästezufriedenheit 
  • Bedienung des Legacy PMS konnte nicht intuitiv erfolgen und das Design der Benutzeroberfläche war hoffnungslos veraltet 
  • Verschiedene Berichte mussten manuell zusammengetragen werden 
  • Da nichts automatisiert war, gab es viele Fehler, was wiederum zu noch mehr Verzögerungen führte 

Die Lösung:

Im Februar 2021 machte sich das PHNX-Team auf, nach einer cloudbasierten Lösung zu suchen. “Unser altes Legacy PMS war extrem schwer zu bedienen und uns war immer klar, dass wir zu einem Cloud-PMS wechseln wollten. Da entdeckten wir apaleo und erkannten rasch, dass dies die richtige Lösung ist, um unsere Herausforderungen zu meistern und uns zu verbessern”, so Philip. Sophia ergänzt, dass sich das Team auf die Steigerung der Auslastung und die Verbesserung der Gästezufriedenheit konzentrieren wollte. Außerdem waren die alltäglichen Arbeitsabläufe zu straffen und den Gästen eine digitale Guest Journey zu bieten.   

Das PHNX-Team konzentrierte sich darauf, die Probleme mit zwei Strategien zu lösen:  

  • Abläufe automatisieren 
  • Guest Journey digitalisieren 

Der Wechsel in die Cloud und die Migration der Daten 

Bei der Umstellung von einem herkömmlichen System auf ein cloudbasiertes PMS gilt es einiges zu beachten. Sophia hatte sich gefragt, wie der Systemumzug mit einem kleinen Team überhaupt zu schaffen sei? Kein Problem! Der Umzug von allen Daten konnte von nur einem Mitarbeiter bewältigt werden. “Zu unserer Überraschung lief die Migration reibungslos und dauert weniger als eine Woche”, berichtet sie.  

Philip gibt zu bedenken, dass das vorherige, alte PMS nicht cloudbasiert lief und man mit mehreren Systemausfällen aufgrund von fehlerhaften Serverwartungen zu kämpfen gehabt hatte.  

“Ein PMS auf einem Server zu betreiben, ist teuer. Man muss nicht nur den Server kaufen oder mieten, sondern auch rund um die Uhr warten. Treten da Probleme auf, werden diese häufig in Hotels mit kleinen Teams einfach ignoriert, da man ja die Daten überschreiben kann, ohne dass der Gast etwas davon mitbekommt. Um in der Zukunft erfolgreich in der Hotellerie sein zu können, muss man kosteneffizient arbeiten und unnötige Mitarbeiter auf der Gehaltsliste wird es da nicht geben. Wenn Sie ein System wie Hotelbird zum selbsttätigen Check-in nutzen, ist es außerdem entscheidend, dass die Verbindung zum PMS stabil ist. Daher ist sehr wichtig, ein cloudbasiertes System einzusetzen. Mit apaleo sind eigene Server überflüssig und die Plattform kommuniziert völlig eigenständig mit anderen Systemen. Das waren entscheidende Kriterien, warum wir uns für apaleo entschieden haben”, so Philip. 

 

PHNX tech stack with apaleo

 

PHNX Tech Stack 

Das Plug & Play-Konzept von apaleo macht’s möglich: Das PHNX-Team verbindet Apps aus dem apaleo Store und automatisiert so ganz einfach die Arbeitsabläufe für eine digitale Guest Journey. So etwas war mit dem alten PMS gar nicht möglich. Das ist das Tech Stack im PHNX:  

Guest Mailings 

Mit dieser App optimiert das PHNX-Team die E-Mail-Korrespondenz mit den Gästen. Bei einer Reservierung geht automatisch eine Bestätigung heraus, auch bei Umbuchungen oder Stornierungen. “Mit dieser App können wir auch die Rechnungen mit nur einem Klick an unsere Gäste verschicken”, freut sich Sophia. “Das erleichtert unsere Arbeitsabläufe ungemein.” 

Happy Hotel Connect 

Happy Hotel ist eine ausgeklügelte App zur Analyse von Belegung, Umsatz, Abholungen und vieles mehr. Das PHNX-Team nutzt es für optimierte Analysen, z.B. welche Zimmerraten am häufigsten und zu welchen Zeiten gebucht werden. Interessant ist auch die Funktion Rate Shopper: “Wir konnten unsere Zimmerpreise je nach Belegung, Ferienzeiten oder Veranstaltungen in Hamburg anheben. Es ist ein sehr flexibles Programm und half uns zu einer deutlichen Umsatzsteigerung”, fasst Sophia zusammen. 

Hotelbird 

In einer richtig digitalen Guest Journey können Gäste vorab einchecken und Warteschlanzen beim Check-in vermeiden. “apaleo funktioniert hervorragend mit der Hotelbird-App. Die Gäste checken selbst in ihre Zimmer ein und können sogar ihre Smartphones als Zugang zu den Zimmern verwenden. Endlich ist die Guest Journey zeitgemäß und kontaktlos. Die Gäste sind nun viel zufriedener”, bringt es Sophia auf den Punkt.  

HotelNetSolutions 

HotelNetSolutions (HNS) ist der Channel Manager für das PHNX. Damit lassen sich alle Verkaufskanäle zentral und einfach verwalten. 

RoomChecking 

Bevor es die RoomChecking-App gab, arbeitete das Facility-Team im PHNX noch mit Excel-Tabellen, die jeden Tag aufs Neue erstellt werden mussten. “Mit dieser App können wir alle Arbeitsabläufe im Housekeeping automatisieren. “Wir haben einen sehr speziellen Ansatz fürs Roomkeeping: Die Wohneinheiten unserer Langzeitgäste werden einmal pro Woche gereinigt, bei Studenten einmal im Monat und die Zimmer der Kurzzeitgäste alle drei Tage. Wir konnten die App so einstellen, dass das System automatisch erkennt, welche Kategorie ein Gast gebucht hat und der Reinigungsintervall wird entsprechend im Team verteilt. Dadurch wurde die Arbeit im Housekeeping erheblich effektiver”, so Sophia.  

Ergebnisse: Optimierte Arbeitsabläufe, zufriedenere Mitarbeiter und Gäste und mehr ... 

Das PHNX-Team freut sich darüber, dass es nun viel einfacher ist, Reservierungen zu bearbeiten und mit Gästen in Kontakt zu treten. “Mit der Automatisierung der gesamten Korrespondenz und der E-Mails wurde vieles viel besser. Unsere täglichen Prozesse sind optimiert und viel schneller geworden. Die Automatisierung hat für unser Team alles verändert”, berichtet Sophia.  

Das sind die Ergebnisse: 

  • Automatisierung vermeidet viele Flüchtigkeitsfehler 
  • Tagesabschluss erfolgt per Knopfdruck automatisch 
  • Gäste sind viel zufriedener 
  • Mitarbeiter:innen an der Rezeption können mit dem System intuitiv umgehen 
  • Gäste müssen beim Check-in nicht mehr warten, da die Guest Journey digital und kontaktlos ist 

Vor dem Systemwechsel hatte das PHNX eine durchschnittliche Belegung von rund 50%. “Jetzt, wo wir die Prozesse automatisiert haben, können wir viel mehr Buchungen generieren. Heute sind wir zu 98% ausgebucht”, freut sich Sophia.  

Zum Thema PMS-Kosten gibt Sophia zu bedenken, dass manche Legacy PMS zwar auf den ersten Blick günstiger erscheinen, aber nicht die gleiche Leistung erbringen. “Wir geben nun zwar etwas mehr aus als beim alten System, aber der Punkt ist, dass ein Großteil unserer täglichen Arbeit automatisiert ist und wir so an anderen Stellen Kosten einsparen und nun auch mehr Buchungen haben. Unsere neue Lösung mit apaleo ist es definitiv wert! Wir geben zwar ein wenig mehr aus, aber wir bekommen auch viel mehr, weil wir eine höhere Auslastung haben”, schwärmt Sophia.  

inside living space at PHNX Hamburg

inside PHNX living space

 

 

Es geht voran und die Marke PHNX wird ausgebaut 

“Endlich ist unser Angebot digital, unsere Arbeitsabläufe viel effizienter und alles geht schneller von der Hand. Wir verzeichnen eine höhere Gästezufriedenheit und können schneller und einfacher auf individuelle Gästewünsche reagieren. Unser Front-Office-Team kann apaleo intuitiv bedienen und kommt gut damit zurecht”, fasst Sophia zusammen. 

Das PHNX-Team plant eine Expansion in Europa in den nächsten zwei Jahren. Derzeit prüfen sie neue Objekte in der hanseatischen Nachbarstadt Bremen, aber auch in Madrid und Barcelona. “Wir sehen, dass wir mit PHNX weiter wachsen können und mit apaleo und den App-Partnern bei der digitalen Guest Journey Schritt halten können”, sagt Philip. 

 

Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit apaleo Ihr Hotelmanagement auf die nächste Stufe bringen können? Kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie eine individuelle Vorführung 

Christina Quintanilla

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Christina Quintanilla
Christina ist gebürtige Texanerin und eine Liebhaberin des geschriebenen Wortes (und der Erstellung von Inhalten über eine Vielzahl von Kanälen). Wenn sie nicht gerade mit dem apaleo-Team zusammenarbeitet, kann man sie bei Abenteuern in den Bergen, beim Träumen von Kaiserschmarren und sonnigen Tagen oder beim Schwärmen für ihre Häschen antreffen.
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